テレワークやDXというキーワードが出てきて、紙や印鑑の重要性というのがどんどんと少なくなっているような気がします。
私個人としては印鑑文化は早くなくなってほしいと思っていますし、印鑑はビジネスをするにあたってあまり重要な要素ではないという意見の持ち主ですが、紙の利用についてはある考えをもっています。
今回は、その話をしたいと思います。
結論としては、紙は要るし重要でありビジネスをする、企画職をする人は必要という意見です。
紙は保管してはいけない
いきなりこんなことをいうとびっくりされるかもしれませんし、「紙は重要と言っておきながら保管してはいけないってどういうこと？」と思われる方もいるかもしれませんが、要は保管はしてはいけないと思っているだけで、紙が要らないとは思っていません。
なぜ紙を保管してはいけないのか
ぶっちゃけ、紙を保管してもあまりメリットはありません。そりゃ法律上紙での保管が必要なものというのはあります。でも紙で保管をしたものというのはあまり閲覧されません。みませんよ、紙。
後紙はどんどんと劣化をしていきますので、何年か経ったら印刷をしなおすということをしないといけないです。紙を管理する為に手をいれないといけないというのはやはりめんどくさいです。
最後に紙の情報というのは情報の鮮度が落ちます。ある程度普遍的な情報というのは紙で管理をする、つまり本にするなどしたほうがいいかもしれませんが、鮮度が命っていう情報は紙にしない方が良いです。
この話をまとめると、以下のようになります。
- 紙はあまり見ない
- 紙は劣化する
- 紙は情報の鮮度が落ちる
ちょっと雑かもしれませんが、紙というのはそういうものです。そういうものと割り切ったほうがいいかもしれません
では紙の価値って何だろう
もちろん紙の価値はたくさんあります。ただ今の時代では紙の価値というのは少しずつなくなっているのではないかというのが正直な話です。
私が考える、紙の価値って、「可読性、俯瞰性」だと思っています。これは、電子情報にはないというのが私の意見です。
可読性とは？
文字や文章が読みやすければ、可読性があると言えます。読みさすの度合いという意味です。
可読性の高い紙とビジネスの関係
私は紙というのは、非常に可読性の高いものだと思っています。つまり、紙に書いている文字と、ディスプレイ等に表示されている文字とでは、紙の文字の方が読みさすさとしては高いと思っています。
これは、年齢にもよるのだと思います。ディスプレイの文字を見るのは社会人になってからが主流で、人生の半分以上紙の文化にさらされている人間は、紙の可読性の高さというのはとても理にかなっていると思うんですよね。
なので、私たちおっさん世代というのは、紙に頼って情報を収集したり、判別したりする方がいいというのが持論です。
可読性における紙の優位性はいつまで
これは持論ですが、後10年くらいで、紙の方が可読性が高いという説は終了します。
これは、今の小学生がタブレットやPCで授業を行っているということから言えると思います。
子供のときから、紙ではなくてディスプレイで文字を読む、文章を理解するという文化に晒されていればおのずと、ディスプレイの方が可読性が高くなるわけです。
なので、紙の可読性優位論はいずれなくなってしまうでしょう。
俯瞰性とは？
俯瞰的にものを見るという言葉もありますが、物事の全体感を見るという意味で俯瞰的に見るという言葉を使います。
紙は俯瞰しやすいわけではない
俯瞰性において紙は優位であると、大手を振って言いたいところですが、ちょっと言い切れないです。
なぜかというと、印刷できる大きさに左右されるからです。
一般的なプリンターはA3までしか印刷できないので、A3程度の紙に収まる情報であれば紙の方がディスプレイ等よりも俯瞰性が高いと言い切れますが、もっと大きなサイズの紙でないと全体が入りきらない情報については紙の俯瞰性はなくなります。
という意味でも紙の俯瞰性というのは設備（プリンター、プロッター）のスペックに依存するわけです。
紙の俯瞰性の優位さはいつまで
これも10年くらいで、優位性はなくなってしまうと思っています。ここでのポイントはディスプレイの価格が重要な要素になります。
今、ディスプレイって安いものだと55インチで、 7万円くらいであります。55インチだと、結構大きなサイズの紙に相当しますし、A3を表示させても結構細かい字も見ることができます。
ディスプレイのサイズと値段の関係がもっと改善されて、20インチ1万円くらいになれば、大きなディスプレイが流通されますし、紙の俯瞰性にとってかわる存在になると思われます。
では今の時代の紙の使い方について
こんな風に紙に対して辛辣なことばかり述べていますが、今の私たちが紙をうまく使うためにはどう使ってあげれば良いのでしょうか。
ポイントは、印刷して使った捨てる！です。
紙は保管せずに使ったら捨てる、スキャナーする
私の考えですが、これに付きます。
紙を印刷してて読んだら、理解したら捨てます。もったいないという意見もあるかもしれませんが、紙はリサイクルされるのでもったいないとは思いません。エコです、エコ。
確かに、インク代はかかるかもしれませんが、白黒印刷をすればトナー代だけですみます。紙を印刷して保管する場所代のことを考えると、トナー代なんて安いものではないでしょうか。
また誰からからもらった紙で残さなければいけないものがあるのであればデータでもらって、紙は捨てれば良いです。もしデータでくれないというのであればスキャナーをしてファイル名をきちんとつけて管理をすればいいわけです。
ファイル名をきちんとつければ、PC内で検索をかければすぐにデータを見つけることができます。紙の資料を探すよりもよっぽど簡単です。
紙でチェックをすることでミスを減らせる（と思う）
これは私だけかもしれませんが、紙というのは可読性と俯瞰性がありますので資料のチェックにはもってこいのものだと思います。
私は人事ですので、規定類の変更などの仕事がある際は、MS-wordで作成した規定を必ず印刷して読み合わせをします。キーボードで入力する文字というのは勢いよく打つので誤字や脱字が多いです。特に誤字が多い。後は句読点を忘れているなどあります。
そういったミスをチェックするためにも印刷して紙の資料を読み、誤字を見つけて修正をするわけです。
また企画書を作成する際のパワーポイントは、一度印刷をして誤字脱字を見るだけではなく、俯瞰的に見て意味が通っているのか、パワーポイントの1枚のシートはワンメッセージだけが詰め込まれているかということを改めて確認します。
ディスプレイからではなく、印刷をして少し離れたところから見ることで、資料の違和感やつじつまが通っていないところなどを見ることができます。
紙はなくなるがまだなくならない
ということで、今回は紙について少しですが私の考えを書いていました。
紙というのはいずれなくなります。リサイクルできるとはいえ、エコの観点から言っても紙というのはなくなってしまうものだというのが持論です。
ただ完全になくなるというのはまだ先だと思います。それまでは紙を有効に活用するとが大事だと思います。有効活用というのは、用途によって紙を使うというものです。
紙にはまだまだメリットがたくさんあります。そのメリットを生かしながら紙を使おうと思いますし、デメリットをできるだけ排除する使い方ができればいいなと思います。
皆さんも紙の使い方、色々あると思いますが、もしよかったらコメント欄に自分は紙をこうして仕事の中で使っています、なんていうことがあれば書いていただければと思います。
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