仕事の仕方ってどんどん変わってくるなと思い、自分の仕事の仕方がいかに古臭いかを痛感している事が多くなっているdaimacです。
40代前半というのはまだまだ変わることができる年齢だと思うので、最近のビジネスの傾向というか風潮をよく感じて動いていかないと乗り遅れてしまいますからね。
さて、今回は会社におけるコミュニケーションの取り方について少し話をしたいと思います。
結論は、メールでコミュニケーションがメインでチャットアプリは積極的に使いつつ、対役員については口頭30％メール70％でというものです。
要するにメールでのコミュニケーションがメインになります。またこんなパターンでもメールでOKだと思うというのもご紹介しつつ、メールって使ってもいいんだということを痛感してもらいたいわけです。
電話よりもメールが効率性が高い
結論から言うと、電話をしすぎると生産性を落とします。これは僕は間違っていないと思います。
具体的に電話とメールでどれだけ時間がかかるか
例えば、今中途採用と新卒採用の仕事をしていますが、よくしていただいているエージェントから電話がよくかかってきます。あまり頻繁ではないエージェントからも電話はかかってきます。
電話って、一回出るとどうしても5分程度かかってしまうんですよね。でもメールだと、書いて送るのに対して時間はかかりません。おそらく3分くらいで完了です。もちろん10分、15分かかるような話であれば、3分でメールが書けるとは思いませんが、それでも10分以内で完了するので、一本電話をするよりも一通メールを書くほうが効率は良いです。
電話は相手ありき
当たり前の話ではあるのですが、電話は相手が出ないと成立しません。なのでかけなおしなども発生します。
メールであればかけなおしがない、送ってしまえばまずは成立です。相手の都合に左右されません。
また電話は自分の時間を自分の思い道理にならないタイミングで拘束されます。集中して仕事をしないといけないのにできない、やっと手中できたと思ったら電話がかかってきた、となると相手の時間を無理に拘束してしまうものとも取れます（一概には言えないのですが。）
電話にはそういった側面もあるので、注意して使用しないいけないコミュニケーションツールかもしれませんね。
電話は要所で使用する
では電話はどういったケースで使用するのがいいのでしょうか。
この後でも少し書こうと思っているのですが、やはり要所、抑えどころで電話を使用するのがいいと思います。
基本はメールでやり取りをしていたが、ここは相手の声を聞いて、相手の反応をみたいということであれば電話の方が良いと思います。
相手先と揉めているときはメールより電話
相手先と何かしら揉めているケースがあるときは、メールを送るよりも電話のほうが良いです。こればかりは仕方ない。
メールというのは丁寧な表現を使用することが多いので、状況によっては棘のある言い方になってしまうケースがあります。
自分は丁寧に表現している、相手の事を慮っていると思って文章を書いていても、相手は「不躾な言い方である」と思ってしまうことが多いです。
メールという丁寧さが招く弊害です。
交渉の詰めはメールよりも電話で
価格交渉などはできるだけ電話のほうが良いと思います。
前交渉はメールでもいいと思います。例えば見積書の提出はメールでいいと思います。わざわざ手持ちで持っていくことはないと思います。
ただ見積書の中身についての価格交渉などは、メールでは無理だと思いますので、電話を使って交渉をしたほうが良いと思います。
最終の詰めになると訪問して直接対話での交渉が良いかもしれません。要するになんでも電話や訪問で済ませてしまうのはとても良くないやり方だと思います。
チャットアプリもコミュニケーションツールとして成立
電話を使用せずに、メールを多用することで効率化できるという話はしていますが、チャットアプリを活用することでより効率的にコミュニケーションを取ることができると思います。
Cahtwork、Slack、ハングアウトなどを使う
ビジネスチャットというサービスがありますよね。これは結構使えます。
僕は製薬会社にいたときは、Microsoftのチャットアプリである、Teamsを使用していました。
また今の会社ではハングアウトを使用しています。
ただ、このチャットアプリを使用するのは限られたメンバー間にとどめておいてもいいと思います。例えばチーム内、課内に限定したほうが良いと思います。同じ仕事をしているもの同士に限定しておいたほうが良いです。
おすすめは、ハングアウト
Googleから提供されているハングアウトはとても便利です。Googleアカウトを持っていれば使用することができます。
無料サービスなので、誰でも使えます。メモリやCPUもあまり使用しないので、スペックの高くないPCでも使用することができるので、使用の障壁が高くないです。
個人使用だとChatwork
日本のフリーランスの方が使用しているのが、Chatwork（チャットワーク）というアプリです。
無料アカウントだと使用制限はありますが 、機能としては全て使用することができます。（ただし使用できるグループチャットの数に限りがあるようです。）
iphoneのアプリもありますし、画面もそんなにややこしいものではないので、一度つかってみるのも良いかもしれません。
ただし役員向けはメールよりも口頭
これは仕方のないことなのかもしれませんが、役員クラスになるとメールの数はとても多くなりますので、みなさんが送ったメールが埋もれれてしまう可能性があります。
なので、口頭で話しに行く、説明を行う事をしたほうが良いと思います。
ただし簡易な連絡はメールの方がよい
これは、役員だけではなく管理職以上であれば同じことかもしれませんが、口頭で相談を受けるというのは自分の仕事を止めてしまうことになってしまうので、いやだという人が増えています。
管理職以上であればそういう傾向は強くなりますし、最近の管理職はプレイングマネージャーとしてプレーヤーの側面も持っているので、あまり中断されたくないというが思いとしてあります。なので簡単な報告、連絡事項であればメールでやり取りをしても問題ないと思いますので、管理職の場合であってもメールを多用してもよいと思います。
ではいつ口頭で相談をするのか
これは、管理職以上の方々に直接聞けば答えは返ってきます。またほかの方にこの管理職はどういったコミュニケーションスタイルをとるのかについて確認をとっても良いと思います。
そういった情報があまり入ってこない場合は、僕は回答が長くなるケース、いくつかの会話のやり取りを要するものはメールではなく、口頭で相談をするべきだと思います。
これは管理職にメールを書いてもらう時間を削るという意味もありますし、メールで長文を書かないと伝わらないような内容はややこしい話に決まっているのでまず口頭で話を聞いたほうがいいと思います。そこでメモしてテキストとして残しておけば、管理職の手間も省けるというものです。
なので、上司や管理職、役員とのコミュニケーションについてはシンプルに効率性だけを追求することなく、ここで会って話をしたほうがいいのではないか、といった観点でもメールなのか、口頭なのかを判断をしたほうがいいと思います。
訪問するから関係性が作れるは間違い
僕も営業をしていたので、勘違いをしていたタイプなのですが、足繁くお客様先に訪問することで、仕事をゲットすることができる、お客様とよい関係を気づくことができると思っていました。
でも、実際はそうでもなく、何回訪問してもお客様と良い関係を作ることができないケースがありますよね。
営業をしている方は、よく分かると思います。訪問すること、イコールお客様に近づくというわけではないですよね。
ポイントなのか、いかにお客様に価値ある情報を提供できるか、お客様のニーズに対して答えることができるかというものです。
つまりこのポイントを満たすのであれば、別に一回も訪問しなくても良いですし、電話やwebカンファだけでも良いわけです。
また電話でなくても、webカンファレンスシステムを使って、要所要所のポイントをお客様の顔を見ながら握ることができるのであれば、実際の訪問の必要なないと思っています。
訪問のための移動の時間をお客様のニーズを満たすために、情報収集をしたりできるわけです。
やっぱり電話の機会はどんどん減るかも、、、、
僕の個人的な感想ですが、今後ビジネスの世界ではどんどんと電話というものが減ってくるような気がします。
メールやチャットアプリを使用しながら、交渉・コミュニケーションというのは様相が変わってくるように思うわけです。
今までは、訪問が当たり前だったのに、電話に変わってきてしまっているように、電話からメール、メールからチャットというような移り変わりというのは致し方無いですし、それが当然になってくるのではないかというのが僕の個人的な所感です。
そうなってくると、コミュニケーション力というものの定義が変わってくるとことになると思いますので、今後のビジネススキルのあり方についても変わってくると思います。
僕たちビジネスパーソンも今後のビジネススキルのあり方を考え直しても良いかもしれませんね。
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