外資系企業から学んだインターナルコミュニケーションの大切さ

外資系の企業ではないのですが、役員含めたトップが9割外人の企業に就業していると日本企業とは全く違う文化があることを痛感します。

ただ、元々はこれって日本企業が得意にしていたことなんだなということもあり、今回はそのあたりの話をしたいとおもいます。

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企業内広報の充実

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ここにコストをかけるんだというところにすごく驚いたのは企業内広報という役割があり、レポートラインが事業部直轄になっていることが多いです。例えば、製造部門のトップの直下に製造部門専属の広報担当者がいるということです。これって結構衝撃的です。

job descriptionは事業部内の方針の浸透、全社ビジョンの浸透、社内SNSの活性化、タウンミーティングの実施、社内報の作成と展開と割と多岐に渡ります。

特に僕が驚いたのはタウンミーティングの実施す。

タウンミーティングとは、主に地域住民の生活に関わる事項を話題とする集会。一般には行政当局または政治家が実施する対話型集会を指す。英語圏では同名の地方自治制度(→タウンミーティング)との混同を避けるためにタウンホールミーティング(英:town hall meeting)と呼ぶのが一般的である。

元々の語源としては自治体における住民との対話を示しますが、僕が所属する外資系企業ではtopと従業員の対話を示します。

こうした企業のトップの話を直接聞く機会というのは年始の初出式くらいです。

このタウンミーティングは企業内広報の仕事であり、会社のビジョンや年度の方針だけではなく、事業の黒字、赤字といった業績の話などを従業員に伝え、社員の意識合わせができるので、企業内広報としてはとても自分のミッションを遂行するには良い機会であると言えます。

組織はたくさん作ってはいけないが

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組織論として肥大化した組織というのは弊害しかなく、メリットはありませんので、部署をやみくもに増やすというのは良くありませんが、異なる文化を持つ集団が複数存在する場合というのはこうした企業内広報が活躍する機会が多く、部署として大きな効果を示すと考えます。

その大きな理由は、人というのは地図があってこそ、目的地を理解し道筋を決めるものであり、目的地を示されたないと自分たちで勝手に物事を進めていくからです。また、人は誰かに見られている、見てもらっているという意識が自信を奮い立たせる傾向にあります。

つまりM&Aによって買収された新しい企業に属する従業員には、新しい地図と目的地、そしてその目的地にたどり着くためのお助けツールを示し、既存の従業員には経営者との距離を近づけ、常に自分たちは見守られている(見られている)という意識を持ってもらい仕事に対してモチベーションを持ってもらうということが出来ませ。

こうした、メリットを持つ企業内広報はM&Aを繰り返して行う製薬や半導体、IT系や銀行などは必要な役割であると考えて良いと思います。

誰でもなれない、素質と経験

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では、この企業内広報、インターナルコミユニケージョンという仕事は誰にでもできるのでしょうか。ある程度の素質がいると考えられます。

例えば、社内報。ネタを集めるのは長くその企業にいるベテラン社員の方が効率的に、かつ面白い記事を仕入れることができるとおもいますが、仕入れたネタをうまく調理し、皆にわかりやすく、面白く読んでもらうための記事作りには素質というかライティングの能力がある方が絶対に良いです。

タウンミーティングの実現にはトップ含めた役員への説明と納得が必要ですが、そういう時には役員に顔のきくベテランがいた方がいいかもしれませんが、新しいことを説明して納得してもらうためにはプレゼン力も必要です。そういった素質や能力を持った人材が求められるとおもいます。

外部の人材やコンサルの力を借りてもオッケー

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企業内広報の重要性はなんとなく理解できる、設置を考えても良い、でも人員を割くのは難しい、という経営者は外部の力を借りることをお勧めします。正直言って新しい部署や役割を作ると良いのは大変です。なので、総務部と連携し、外部コンサルタントを雇っても良いとおもいます。

その時のポイントは、仕事の範囲を細かく定義せずにある程度柔軟にフォローしてくれる業者がいいと思います。その理由は次で説明します。

コンサルタントとはPJの成功をコミット

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契約の仕方といっても良いと思います。

例えば、コンサルタントと作業ベースで委託をするとその作業が終わってしまえば契約として問題ないということになり、自分たちが受け持つ部分については関与してくれないということにもなりかねません。

自分たちが受け持つ部分と言いましたが、例えば日程の調整や会場の手配などはこちらでやらなければいけないことです。

気をつけないといけないことはトップや経営陣の説明や、タウンミーティング時の司会進行の流れ、社内報のライティングの箇所です。ここはコンサルタントのノウハウなどを聞き出して、自分のものにする箇所です。コンサルタントさんたちをこき使って(?)ノウハウを盗んでください。

コンサルタントと共に仕事をするためにはプロジェクト全体の成功にコミットしたほうがいいというのはコンサルタントのノウハウをうまく吸収するために作業を明確に区分けするのではなく、混在させる事がポイントです。

インターナルコミュニケーションは企業には大事な組織

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まとめると、インターナルコミュニケーションはM&Aなどを行うような製薬、銀行、IT関係の業界にはとても大事な部署である事。

内部で人材を調達させる事が難しいようであれば、外部のコンサルタントを招聘してノウハウを盗んでやる気持ちで、付き合えば良いと思います。

企業内広報は企業の今を従業員に適切にタイムリーに伝達することが目的です。そのために社内報や、タウンミーティングなどを駆使します。

また企業内広報は社内のベテラン社員の仕事ではなく、文書作成力や司会、トーク的なセンスのある社員の方が良いと思われます。また、トップへの提案進言を物怖じしない社員、プレゼン力の高い社員が良いと思われます。

これらのことを気をつけて、ぜひ社内コミュニケーションの活性化のためにインターナルコミュニケーション、企業内広報を活用してみませんか?

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