やっとのことで、2020年度の入社式の準備はほぼ終了しました。
後は当初予定していた親会社の研修の中止に伴う代用のコンテンツを考えれば良いだけです。
今年はコロナの影響で、当初予定していた入社式や研修がうまく進まないですが、何とか新入社員のために良いコンテンツが作れそうです。
人事の採用担当のみなさんや、研修担当の皆さんは新型コロナウィルスの影響でなかなかうまく採用活動ができなかったり研修の企画が進まなかったりしてることかと思います。
と言うことで、今回は新型コロナウィルスの影響をもろに受けている入社式についてこういう対策をとれば何とか実施可能であると言う事についてちょっとご紹介しようと思います。
そもそもしないという判断はできるのか
新型コロナウィルスに伴う入社式の実施可否の判断の話をする際に必ず出てくるのは、「そもそも入社式をしないと言う事は考えられるのか」と言うところです。
今までは学生で、入社式の前日まではどんな行動とっているのか分からないような外部の人間を社長を含めた役員の前に出すことで新型コロナウィルスに罹患しないかどうかと言うことを人事としては心配すると思います。
そういうことを考えると、入社式をしないと言う選択肢はあり得るのではないかと、人事担当としては思います。
体調管理はできているか
大多数の企業はできていないことかもしれませんが、学生の体調管理について把握はされていますか。
例えば体温をはからせたり、調子が悪い時は必ず会社に連絡するようなそういう仕組みです。
もしそういったことを3月の上旬からしていないのであれば、入社式はするべきではないと考えます。
例えばうちの会社では、3月の中旬から毎朝内定者には体温をはからせて、報告をさせています。
その際に37度5分以上の体温があった内定者については、2週間の自宅待機を通知しています。
自宅待機中は、朝と夕方に電話で人事に連絡するように指示を入れており、夜外出する友人とお酒を飲みに行く、旅行に行くと言うことがないかどうかを確認しています。
また3月に入ってから2回ほどウェブミーティングを行って、内定者の顔色を拝見したり現時点の不安なことや、周囲で新型コロナウィルスに罹患していないかなどのヒアリングをとって内定者を保護するような施策をとっています。
企業のリスク管理
これらの対応は内定者、4月から入社する新入社員が元気に入社式を迎え新しい門出を迎えるための人事としてのサポートと言う観点も多分にあります。
しかし、企業としてのリスク管理と言う観点も非常に強く、もし万が一新型コロナウィルスに罹患した新入社員が社内に入ってきて社内で蔓延をしたと言うことがあったときに、会社として十分な対応をとっていたのかと言う指摘に対して、とっていたが致し方なくこういう状況になってしまったと言えるような根拠を作っています。
もちろん新入社員に新型コロナウィルスにならないための対策であると言う事は当然ですが、多少なりともリスク管理と言う観点が含まれています。
入社式をやるとなったらどうするのがよいか
では次に、ある程度企業の中で内定者の体調管理を行うことができており実際に入社式をすると言うふうになったときにどういった対策を取る必要があるのか、どういった対策が取れるのかについて説明をします。
大きな部屋に換気を常に
まずはできるだけ大きな部屋を使用します。例えば内定者10名の会社であれば定員が30名から50名の会議室を使用してできるだけ人と人との距離を取れるような状況を作っておくほうがいいと思います。
部屋は換気が出来るような窓が付いており、寒いかもしれませんが常に窓を開けておいた状態で実施するのが良いかと思います。
高層ビル的な窓がついていないまたは窓があかないような部屋の場合は換気機能が十分についているとは思いますが今のご時世だとあまり使用しない方が良いのかもしれません。
役員の数を減らす
次に参加する役員の数をできるだけ減らします。
これは万が一新入社員にコロナウィルスを持っている人間がいた場合、全役員が参加してしまえば全員が新型肺炎に罹患する可能性があるのでそれを避けるためです。
1番良いのは社長または会長が参加をし、参加した社長または会長は実際の会場には入らずにウェブで中継するようなことをするのがもしかしたら1番良いかもしれません。
僕の知ってるある会社は、3月に入ってから社長は一切会議に参加せずウェブから中継でつなぐと言う手段をとっています。たとえ社内にいたとしても徹底してそのような対策をとっている社長もいるので、やりすぎでは無いかもしれません。
代表取締役が複数いる場合は全員参加するのではなく1名のみの参加にした方がいいかもしれません。僕的には会長と社長どちらを参加させるのかと考えたときに、会長に出ていただくのが良いのかもしれないと思います。
社是や社歌の斉唱はしない
新型コロナウィルスは発声した際にウィルスが飛沫すると言うことなので、入社式で何かしら発言があったり声を出して何かをするような行為はできるだけ控えたほうがいいと思います。
入社式の時に会社の歌を歌うようなことをする会社もありますが、これはやめておいた方が良いでしょう。
ちなみにうちの会社は社是がありますが、例年であればこれを斉唱するのですが今回は行いません。
マスク着用、アルコール消毒
もちろんこれは当たり前かもしれませんが全員マスク着用、会場に入館するまたは会社の建屋に入る際はアルコール消毒必須にするべきです。
新入社員はおそらくマスクを買いだめするような事はしていないはずなので、自宅にマスクはあまりないと思います。
なので会社側が新入社員分のマスクをきちんと確保してあげて、従業員の新型肺炎に対するリスクを下げてあげます。
あとうがいや手洗いも励行し、実行するように指導をする必要もあります。大人だからやっているだろう、大丈夫とかそういうことではなくて、みんなできているわけではないという前提で指導は必要だと考えます。
時間は短く
実施時間はできるだけ短くすることが望ましいと思います。
一時間を行っている場合は30分、20分といった短縮をしながら、できるだけ集団で集まることをしないほうが良いと思います。
入社式は対応できても入社後研修はどうするのか
以上で、入社式に対する対応について説明をしました。これで完璧ということではないと思いますが、最低限の対応としてはできているのではないでしょうか。
ただ、入社式はクリアしたとしても、通常であれば配属先を決めて現場に配属するまでは入社後研修をおこなうのですが、この扱いもどうするのかということは考えないといけないことだと思います。
ただ基本的には、実施する方向で問題ないと思います。
役員の講話については実際に研修室に役員を入れなくても、オンラインでつないで役員講話をsるうことだってできます。
新入社員のみが一つの部屋の中にいれば、濃厚接触のリスクもちょっとは減るはずです。
少し変な感じはしますが、緊急事態なので仕方ないかもしれませんね。
入社式まであと僅か、実施はしながらも感染対策はできるだけしましょう
今回は入社式について、現状の新型コロナウィルス蔓延の中でできることについて紹介をしました。
もちろんここまでの対策はできない、だから入社式は中止という会社もあると思います。それはそれで仕方ないですし、実施しないということも決断としては正しい決断かもしれません。
人事や役員の皆さん、できる限りの対策をとって新入社員ファーストの入社式、入社後研修を企画実施てくださいね。
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