人事の中途採用担当として年間20名近くの採用をしているdaimacです。それでも足りません。業績好調というのは素晴らしいことなのですが、人が追い付いていないのはつらいですね。
中途採用の仕事というのは、採用をしてから入社をして試用期間の3か月間を見守るというのが仕事だと思っています。
会社によっては、中途入社の社員の方が安定して就業いただくための研修を実施それを受講していただくまでが死語というところもありますが、あまりそこまで中途採用担当が行うというケースはあまりないように思います。
今回は中途採用の仕事の中でも入社日で行っている受入教育について書こうと思います。特に確定拠出についてはしっかりと記載をしておきます。僕の備忘録にもなりますので。
提出してもらう書類の基本
もちろん会社によって違いはあるかもしれませんが、おおむねこの資料さえ外しておかなければ問題ないと思います。
後は個人情報の取り扱いなどに関する書類にサインをしてもらうこともありますが、それは他の資料の中に文言として含めておいてもよいと思います。
- 誓約書（保証人の氏名も含めて）
- 社内の情報システムの利用に関して
- 社内備品の利用申し込み
- 給与明細の電子交付同意書
誓約書（保証人の氏名も含めて）
これは基本ですね。入社に関して就業規則を遵守することを誓約させるものですね。
企業によってはそれに加えて、身元保証の求めるケースもあります。2名の成人が身元保証になる必要がありますね。
社内の情報システム利用に関して
これは、情報システム部門が作成を求めてきますね。ユーザー登録用の用紙と一緒になっているケースもあります。Office365やGoogleSuiteを使用する際は申し込み書の管理をしっかりしてるケースも多いようです。
社内備品の利用申し込み
人事というよりも総務側の書類ですが、備品を扱うにあたって、不正な利用や壊した際の責任について言及をしたりします。
備品といってもPCや文房具だけではなく、建物や社有車、データや紙書類も入りますので、情報漏洩対策にも通じます。
>給与明細の電子交付同意書
法律上、給与明細を電子化して従業員に紙の給与明細を出さない場合は、従業員の同意が必要となります。既存の社員は同意しているので、新たに入る社員については都度同意書にサインをしていただくようにしています。
給与明細の電子化は、労働基準法や健康保険法、厚生年金保険法、労働保険徴収法、所得税法に基づていて行います。ただし、従業員が電子化に同意をしないといけません。もし同意しない方がいるのであれば、その人のために会社で印刷をして配布をしなければいけないという煩雑さもあります。
ただ同意書をもらうことが電子交付の絶対条件になりますので、入社時点で配布をしてその場でサインをしてもらうようにしましょう。
規定関係の説明
企業であれば、規定類は必ず会社のサーバーまたは文書管理システムの中に入っているはずですので、それを一読していただければいいと思いますが、直近の就業で知っていただきたいことってあるのでそれを中心して説明をしたほうがいいと思います。
就業規則
就業に関することなのでこれが一番のおおもとになります。ただあまり時間をかけすぎて説明するのもあまり意味があると思いません。すべて覚えてもらうことはできないからです。最低でも就業時間、有休くらいは説明をしておけばいいかと思います。
給与規定
給与に関することではありますが、手当に関することも説明をしておいたほうがいいと思います。人事評価の時にも説明をするかもしれませんが、等級の話もここで出てくるケースがあります。
あと大事なのは給与支払いのタイミングでしょうか。よくあるのは中締めの当月末払いというケースや末締めの当月払いというケースだと思います。末締め当月払いの場合は、時間外手当の支払いのタイミングもそこで確認したほうがいいかもしれません。
また賞与についても説明をしておいたほうがいいと思います。途中で入社をされているので、支払い月はいつか、途中入社の方はいつから賞与が発生するのかといったことは大事です。
退職金規定
ここはあまり触れておかなくてもよいと思いますが、確定拠出だけなのか確定給付だけなのか、両方あるのかといった点は説明をしておきましょう。掛け金などもわかるのであればその辺もお話しておくべきです。
稟議規定（社内ルールの規定）
社内の細かいルールも十分に理解してもらう方が良いとは思いますが、仕事の中で理科敷いてもらうことも多いと思いますので、入社受入ではあまり話をしなくてもよいと思います。ただここは総務的な仕事になりますので、人事としてはタッチをしなくてもよいかもしれませんね。
確定拠出年金については十分に対応をしてあげましょう
企業年金の種類が増えたことによって人事の仕事も増えてきます。基本的に企業年金の運用は金融機関や個人がすることになるので、問題はないのですが、移管手続きというものが発生します。
要するに、入社する前に入っていた企業年金を入社後の企業年金の制度にマッチさせるというものです。
簡単ではありますが、その辺の話をしたいと思います。企業の人事によってはその話を十分にしない、または従業員に理解できるように説明しないケースがあるようですので、人事担当者としては十分な理解をしておくようにしましょう。
確定拠出年金と確定給付年金について
確定拠出年金を理解するには、確定給付企業年金との違いを押さえるのが必要不可欠ですし、わかりやすいと思います。両者の違いについて、わかりやすく説明しましょう。
- 確定給付企業年金：企業などが支払った掛金を金融機関（生命保険会社・信託銀行等）が運用します。掛金払込・受給の状況、金融機関の運用成果に左右される部分はありますが、将来受け取れる年金の額がある程度約束されているのが大きな特徴です。保険会社が提供する個人年金保険や学資保険をイメージすると、わかりやすいでしょう。従来、年金といえばこちらの確定給付企業年金を指していました。
- 確定拠出年金：企業や加入者が毎月一定額の掛金を拠出して、自分で運用します。イメージとしては、支払われた掛金が自分の口座に積み立てられ、運用して得られた給付金が将来的には自分に戻ってくると考えるといいでしょう。そのため、運用の結果次第で将来受け取れる年金の額は違ってきます。
社内システムについては説明を飛ばしてしまうケースもあり
自分が知っていることは相手も知っているというわけではないというのは当たり前の事なんですが、つい忘れてしまいがちです。その中の一つが社内システムです。
現場に就業してから教えて燃えるだろと高をくくっていると、意外と全く指導がなくて、あとで「これってどうやって使用するんですか？」なんて質問をもらうことがありますので、注意をしておいてください。
勤怠系のシステム
給与に関係する仕組みですのできちんと説明をしてあげてください。特に時間外の申請などについては、申請方法がシステムによって全く違うケースがあるので、前職で同じシステムを使用しない限りは詳細に説明をしたほうがいいと思います。そうしないと月末の勤怠の締めの際に、人事の給与担当者の手間を増やすことになりますから。
後は有休の取得方法や、出張の申請方法もう勤怠のシステムと連動しているのであればやり方を教えてあげたほうがいいと思います。
グループウェア
最近はスケジュール管理をグループウェアでしている会社も多く、面接の調整や会議の参加招集依頼はグループウェア経由でやっているケースも多いです。
したがってグループウェアの使い方は業務上必要なケースが多く、できることならば受け入れ時点でお伝えしておいた方が良いかと思います。
ただし所属組織においてローカルルールがある場合があるので、その辺はお伝えした上で各部各グループのルールに従っていただくように事前にお話ししたほうがいいと思います。
その他（会議室予約やwebカンファレンスなど）
最近はzoomやSkypeやwebExなどのWebカンファレンスシステムを使う会社も多いので、その使い方も十分に伝えたほうが良いと思います。
また最近は会議時間の短縮による効率化のために会議時間に制約があったりする会社もあるので、その辺りのルールも周知してあげだほうが良いです。
受け入れ教育は手際良くもれなく
受け入れ教育については事前の送付物をきちっと送付して準備をしていただき、当日は不備がないように説明をしなければいけません。
中途入社の方が初日なのでかしこまっており、多少の不備等については許していただけるケースもありますが、やはり内容に不備があったりすると不安になるものです。
人事の説明が中途入社の人たちにとっては会社の1番最初の通達事項になるのでここはきちっと押さえておきたいですよね。
また確定拠出年金については人事の中でも十分に知っている人が多くなく、担当が辞めてしまったりすると漏れ抜けが生じやすいので、きっちりとフォローをしておきましょう。
後は中途入社の方に対して不安なところをできるだけ拭ってあげるようにしたほうがいいです。
面接の時では話せなかったこともありますし、具体的にどういう風な雰囲気なのかについては気になるところだと思いますので、話せるのであれば話をしてあげましょう。
人事に信頼が足りる人なのかという判断を中途入社の方にしてもらうためには受け入れ時点の準備物等で不備がないようにすることが信頼を得るための方法だと思うので、漏れや抜けがないように対応しましょう。
コメント