総務の仕事が保守的であるとなら誰が言ったのでしょうか。
僕は全くそうは思いません。攻撃的な仕事が多いというのが僕のイメージです。
今回はその一つとして自販機設置の業務について書いていきたいと思います。
漫然と工場内に置かれている自販機、実はとても自社にとって意味のあることです。
自販機設置について
自社ビル、自社工場に自販機が設置されている企業は多いと思います。
従業員の喉の渇きを潤す糧として従業員サービスの一環として、福利厚生の一つとして結構大事なサービスです。
企業によっては自販機の中に入っている飲料が大したことがないからといって、組合経由でクレームが発生し、総務が対応することがあります。
なので、自販機に何が入っているのかといったことは総務としては常に目を光らせておいたり、従業員の声を聞いておいた方が良いと思います。
ただし、こういったことができるのは自社ビルや自社工場といった自身の土地に設置している自販機だけの話です。
賃貸ビルに入居していれば、自販機の管理はそのビルの管理会社になりますので、設置をするしないは管理会社に依存します。
設置会社をコントロールする
これ結構大切な話です。一般的に自販機は設置してしまえばなかなか撤去されないなんて思っていそうですが、そんなことは全くありません。
こちらの一存で来月から別業者なんで、早くさよならしてね！ということは簡単に言えますし、業者もそう言われてしまえば仕方ありませんので、撤去します。当然新しい業者はうれしいので、すぐに自社の自販機を持ってきてくれます。
なので、自販機というのは総務の一存でどうにでもなるものですし、これをうまく使えば、総務であっても面白いことができます。
要するに自社のサービスを買ってもらい、自販機を設置するという互恵関係を築くことができるというものです。
互恵関係を築くということは
あんまりいいことではないのかもしれませんが、僕はそんなに悪いことではないと思っています、互恵関係。
例えば自社がBtoBのビジネスをしているのであれば、自社のサービスを買ってもらう、契約をしてもらう、先方の事務所の中に導入してもらうことを前提に自販機も複数台入れるということができると思います。
製造メーカーの工場に入れるのであれば自販機は5台や6台は入れるスペースがあります。
自販機メーカーとしては1台入れてもらうだけでも良いですから、2台や3台入れることができればわこれは結構な話です。
なので、こちら側としてもそれ相当の要求をすることができるはずです。こう行った機会はできるだけ有効に活用したほうが絶対にいいと思います。
気をつけることは強すぎず、個人に依存しない
さて互恵関係を作り、自社サービスの提供と自販機の設置がうまく行ったとして、今後気をつけないといけないことはなんでしょうか。
それは2つあります。ひとつはサービスを提供する度合いを強め過ぎないということです。簡単に言うと買わせすぎないと言うことになります。
ふたつめは個人的に何かを得ないと言うことです。例えば絶対なんかを受けないと言うことです。
サービスを強要しないということ
例えば自社のサービスを買ってもらい自販機を設置してもらったとします。
その後、何かしらの事情があってサービスを再度自販機業者に買ってもらうことはしてはいけないということです。
これではルール違反です。契約を交わしたわけではありませんが、決めたことを守っていないので社会人としてあってはいけないことだと思います。
こうした事はやってはいけないですし、自販機業者さんとの信頼関係のことにもなってきます。なので、絶対にやめましょう。
個人的な接待は受けない
こうした自販機業者さんやり取りをしていくと営業担当の方と懇意になります。
そうなると、どうしてもナアナアの関係になってしまいがちになり、つい自販機業者さんに甘い対応になってしまいがちです。
つい、個人的な付き合いになってしまい、営業さんと飲み会に行ったりと絶対に応じてしまいがちです。
ただ、これをしてしまうとナアナアのズルズルになってしまう可能性がないわけではないので、個人的に営業さんと付き合うのはやめましょう。
自販機は色々と面白い
今回は自販機を導入するにあたってうまくやることで、総務のお仕事は攻撃的というか、会社の利益になり得ることがあるというお話をしました。
ただし、2つの注意点があるということも書きました。
自販機というのは福利厚生的な意味合いもありますが、もう一つとして災害対策としての役割もあります。したがって自販機を入れるということは、リスク管理の施策の一つとして行うことができますので、積極的に自販機業者とは付き合いをして行った方が良いと思います。
総務の皆さま、ぜひ自販機業者とのおつきあいの方法を考えて、攻撃的な総務業務を行ってください。
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