オフィス什器は分散購入か一括購入かの悩みにお答えします

総務のお仕事の一つにデスクや椅子、書庫用の棚などのオフィス什器を購入するお仕事があります。正確には選定のお仕事です。購入は購買が行う企業が多いですね。

この業務、結構大変です。新しくオフィスを構える企業だけではなく、増床による新規購入、経年劣化による買い替えなど、什器選定の機会というのは結構多いのではないでしょうか。

今回は什器購入における大きな悩みである、購入方法の話をしたいと思います。つまり購入は業者一括か複数業者がいいかという話です。この辺をコンプライアンス、コスパなどの観点から最適解を出したいと思います。

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コスパ的には業者一括

salesperson

当たり前の話ですね。まとめてお買い上げいただいた方が値引率も良いという事です。

だいたいオフィス什器というのは定価の40〜45%オフで購入する事ができます。ただし、この値引率はどの業者にも当てはまるという話ではないですし、購入する会社の規模にもよります。あとは過去からのお付き合いや、よく聞く互恵関係にも関係してきます。

ただ一括購入をするとそこからもう5%ほどのディスカウントがあったり、端数を切ってくれたりするので、やはり一括購入の方がコスパ的には良いというのは自明の理かなと思います。

コンプライアンス的には複数購買

compliance

一つの業者と継続してお付き合いしすぎるということはコンプライアンス的にいってあまり良いことではないと思います。

特にBtoBは今は取引先という立場でも状況によってはお客様になる可能性もあるわけです。

例えば自動車メーカーは営業車を販売するために業者との付き合いをバランスよく複数の企業と行うはずです。

また、一つ業者と付き合いすぎることによって、なあなあの関係になってしまい、クレームを出さないといけない時に強く言えなかったりするなんてこともないとは限りません。

社会の規範や、法律、社内ルールを遵守する上でも一社の取引先という観点はあまり好ましくないと考える事ができると思います。

購買部門のポリシーは複数購買が主

policy

購買部門のポリシーというか、守るべき規範、ルールの主たるものに複数購買というものがあります。

例えば購買部門が行う主な仕事に原材料購入というものがありますが、ある原材料を一社にだけ絞って購入していると、確かにコストは落とせるのですが、もしその原材料購入先が何かの事情で突然操業できなくなって、その原材料を購入できなくなってしまったら事情の継続に支障が出ます。それをなくすために購入先を分散させてリスクを回避するわけです。これを原材料BCPといいます。

この購入先を分散させるということは購買部門では当たり前のことであり、この考え方は原材料に問わず、購買部門が扱うすべてのものに共通して当てはまる考え方です。

総務としては一括購入が良い

総務として考えることはできるだけ一つの仕事を効率的にするということを考えて仕事をします。なぜかというと総務という職種は扱う仕事が多岐に渡ります。

仕事の重みでは他の職種に劣るかもしれませんが、種類については他の職種を圧倒的に凌駕します。マルチタスクの最たる職種かもしれません。

なので、取引をする業者もかなり数になります。1日の訪問業者が10社なんてのもザラではありません。

そんな仕事の仕方をする職種ですから取引業社を減らしたいと思うのは仕方ないことだと思います。

なので、総務としては一括で購入し、取引する業者を減らす方向に話を進めていこうとします。

一括と複数ではどちらにも理がある

こうやってみると業者一括も複数購買もどちらにもメリットがあり、どちらにもデメリットがあります。

正直どっちでも良いのかもしれません。

答えとしては選別型複数購買

choice

総務として仕事が増えてしまうのは少々致し方ありませんが、多くなった仕事は人員でカバーすれば良いです。派遣社員を雇いルーチン業務は行ってもらうということにすれば良いと思います。

ただ、コンプライアンスや社内のルールには遵守する必要があります。

でコストも抑えたいということになると解としては僕が勝手に考えた、選択型複数購買が1番良いかなというのが現時点の僕の回答です。

では選択型複数購買とは

名前負けしそうですが、簡単な話です。要はある程度まとめて発注するが、一社には絞らないという買い方です。

具体的には机はどこ、椅子はどこ、本棚はここ、キャビネットはここ、といったようにカテゴリを分けます。まあ、3社くらいに行き渡るようにカテゴライズすればわ良いでしょう。ただし、コンペには全ての業者に参加してもらうようにします。例えば、椅子選定のコンペでA,B,C,D,Eから提案をもらい選定。仮にAになった場合、次に机のコンペをする場合はAに発注しない。ただし、Aにはコンペには参加をしてもらいます。

そうすれば複数購買も実現されますし、業者の数も絞れます。ある程度のロットで購入するので、コストも落とせます。まぁ、いいことづくしです。

副次的には什器管理もうまくいく

desk-management

業者をカテゴリで絞り込むことで、あとあとの管理にもつながります。担当者が変わる際にも「机は〇〇という業者にお魔返しているからね。」といっておけば、机は〇〇という業者なんで少し調べておこう、なんて考えにも至れると思います。これがもし、机ごとに業者が違うなんてことになるとどの机がどの業者だなんて事になるでしょうからめんどくさい事この上ないと思います。

業者を絞るのは管理上良い事だと考えます。

この手が使えないのは購入数が少ない会社

smallcompany

椅子も机も10位という会社にはなかなか使えないてかもしれません。でも業者を統一させるということはできますし、統一させておいた方があとあとの管理も楽になると思います。

例えば、椅子と机はAという業者、キャビネットはBという業者と絞っておくだけで管理はうまくいきますし、購入時の台数もある程度確保できるはずです。

什器選定は面白いけど、負荷がかかる

オフィス什器の選定の仕事は総務が大手を振ってお金を使える数少ない仕事だと思います。なので、楽しい仕事ではありますが、結構工数のかかる仕事です。

あまりのめり込みすぎて、残城時間を増やしすぎないようにしましょう。お気をつけください。

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