働き方を変えたければオフィスを変えなさい。事例も踏まえて紹介します。

総務で仕事をしていた時の大きな成果のひとつにワークスタイル改革がありました。

これは、各職場に合わせた仕事場をリデザインするものです。

最近流行りの働き方改革とはちょっと違う考え方です。

ただ働き方を変えるための重要なファクターになり得るものだと思っています。

今回はこの話をしようと思います。

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みんな同じ仕事場でいいの?

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昔から疑問に思ってました。なんでみんなおんなじ机で同じ椅子で仕事をしているんだろうと。

例えば経理のように1日中デスクにいる人もいれば僕みたいにデスクにいる時といない時の差が大きい人もいます。

設計のように大きな打ち合わせスペースが必要な人もいれば、営業のようにひとりひとつのデスクが必要ない人もいます。

現場にずっといて、なかなかデスクにいない人だっています。

仕事の仕方や内容に違いがあるのに、仕事場が同じというのはちょっと疑問です。というかあんまり理解できません。

職種によって仕事が違う

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これは当たり前です。弘法筆を選ばずだからどんな椅子や机だって同じだ、机は役職によって変えれば良いと言う方は職場について考えていない人の詭弁だと思います。

仕事内容の違う職種によって仕事場やオフィスを変えたほうがいいと思うのは至極当然のことだと思います。

管理職と非管理職で仕事が違う

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また管理職の方もそうでない人とは違う仕事ですので。それに合わせてあげる方がいいのではないかと思います。

管理職は出来るだけ決裁権限のある方、特に部長や役員と一緒のエリアにいた方がいいというのが持論です。

半分冗談ですが、NCISのディノッゾ捜査官が行ったキャンプファイヤーができるといいかもしれませんね。

ただ、最近はプレーヤーとして現場に出る管理職の方も多いので、一概には言えないかもしれません。

仕事内容で仕事場を変える

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上のような持論を持っており、当時総務だった僕は人事総務部長や役員、社長を説得して、僕の持論に基づいたオフィス設計を行い、什器の選定をして、発注研修を行いました。もちろん、外部の什器メーカーさんや、経理、購買部門の協力があって実現したことではあります。

もう少し具体的な話をしてみましょう。

僕が手がけたオフィスのレイアウト変更は対象者が約900名くらいでした。

対象となる部署は設備の設計や改善をしたり、生産技術の開発をしたり、安全な環境に関する仕事をしたりと比較的に技術者よりの仕事をされる部署でした。ただ、技術者といっても全く同じスタイルで仕事をするわけでなく、海外の出張が多い部署もあれば、自席でじっくり仕事をする部署もあれば、図面をいっぱい広げて作業する部署もあれば、プロジェクト単位で期間限定で集まったりとかなり多種多様な仕事をされている方が集まるオフィスになります。

なかなか難易度が高いオフィス設計ですが、僕としてはこういった環境であったとしても、問題なく、効率的なオフィスのレイアウトは可能だと考えます。それが汎用性を与えたオフィス設計です。

汎用性を与えてやる

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僕としては、どこかの部署に寄せたオフィス設計はできるだけしたくなかったので、すべての対象部署に良い形になるような、オフィスの設計を行いました。

具体的には、ブロックのように組み合わせて使うことができるようなデスクを導入することで、多種多様な要望を叶えることが出来ました。

あるオフィス什器メーカーさんが、机なんですが机の足の下にキャスターが付いているものを販売されていましたので、それを採用することにしました。

この可動可能なデスクは、とても使い勝手の良いものでした。例えば出張でいない人が多い部署は、出張でいない人のデスクを打ち合わせスペースとして他の部署に貸し出して打ち合わせ用や図面チェック用に使ってもらいました。

現場作業が多い方がいる部署は人数分の机は用意せずに、80%程度のデスクを用意して、デスクが空の状態がないようにしました。

この事をするためには、フリーアドレスの考え方を導入しました。デスクに書類を格納する場所をなくし、紙の書類はすべて電子にする、ノートパソコンで基本的は仕事をしてもらうようにしました。

自分席という概念をできるだけ排除することで、可動式のデスクを効率的に使ってもらうようにしました。

これで、多種多様な仕事を行う複数の部署が入るオフィスでもより効率的で生産性の高いオフィスを作り上げあることが出来ました。

引越しコストを抑える

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このオフィスレイアウトですが、副次的な効果もありました。それは、引っ越しコストが下がったというものです。

昔は、オフィス内のレイアウト変更であったとしても引越し業者を雇い一回の引っ越しで10万円程度支払いをしていました。また引っ越しは土曜日や日曜日といった業務時間外に行っていたので、社員が休日出勤をしなければいけなく、時間外のコストも掛かっていました。

キャスター付きのデスクは、従業員が自分たちで引っ越しを行うことが出来、就業時間中でも簡単に移動することが可能ですので、コストが下がりました。年間数十万程度ではありますが、副次的な効果としては良かったと思います。

昔の慣習にとらわれすぎない

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こうしたオフィスを設計するときに一番大変なのは40代後半から50代後半の方々を説得するのが一番むずかしいです。昔の仕事の仕方が一番であるという固定観念が新しいことの導入をためらわせてしまいます。

慣れ親しんだ方法というのは確かに良いものかもしれませんが、同じ方法を続けていては、新しい考えや、発展的な思考は産まれません。出来てせいぜい過去の改善程度です。

自分がもっと変わろう、新しいことをしよう、会社がもっと発展していくためには、ドラスティックな改革をしなければいけないというのが僕の持論です。

そういったドラスティックな事ができるのが総務の素晴らしいことですし、会社が劇的に変わっていくことに寄与できる総務の仕事というのはとてもエキサイティングだと思います。

昔の慣習は心地よいものではありますが、それを変えてこそ新しいものが生み出されると思いますので、総務の方々、会社のために頑張ってください。

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