株主総会当日の運営は総務におまかせ。ポイントは事前の完璧なリハーサルとシミュレーション

6月末になると、3月末決算の企業の株主総会が行われます。 例にもれず今年も月末が集中日なると思いますし、そういった流れはおそらく変わらないとは思いますが、総務のご担当者様達は今は株主通信や招集通知の作成に勤しんでおられることでしょう。

今回は人事総務経験の僕が、株主総会の当日の運営についてのお話を少ししたいと思います。

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会場運営と質疑対応は別の方がするほうが良い

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株主総会当日で1番大変な役割と言うのは、当日の会場を運営する担当者と、株主総会最中に株主からされる質問の回答をQA集から選んで議長に渡す役割の2人です。

特に後者はかなりのプレッシャーです。僕は今までこの役割をしたことがありませんが、これをしていた上司が毎年この話題になるとイライラしています。 日頃は昼行灯の上司がここまでプレッシャーを感じるくらいなんで、かなりの事なんでしょう。

株主の質問は総務が裏で大活躍

裏事情といってもチョット考えれば誰でもわかることなんで書いてしまいますが、あれはITシステムを使って舞台裏で総務が株主からきた質問の回答を探し出して、その回答を議長や役員の席の前にあるディスプレイ株主からくる多岐にわたる質問に対して議長は的確に答えていますし、時には担当役員に振り分けて担当役員が答えたりしています。

あとは、想定問答集をかなりの数作ります。僕が総務をしていた頃は、約100ページのものがありました。

内容は、長期ビジョンについて、決算の結果、新製品の説明、品質、製造工業について、CSR、教育訓練、海外展開など本当に多岐にわたるものでした。

当然総務だけでは作成することはできないので、経理、営業、広報、マーケティング、人事など会社総出で想定問答集を作成します。

ただ、私が総務をした会社では質問はほとんどありませんでした。あっても2〜3程度の質問で、質問の内容も大したことのない内容でした。2ヶ月近くかけて作った想定問答集が水の泡になって消えてしまうのは本当につらいですが、もしかしたらもっと質問があるかもしれない、想定問答集を作っていないと回答できないかもしれないと思うと、やはり毎年無駄になったとしても作成しておかないといけないものではあります。

当日の運営をするかかりが気をつけないけないこと

警察との連携が大事

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株主総会を開催するためには警察との連携が結構大事だということはあまり知られていないと思います。この理由は後述する特殊株主に対応するためです。

特殊株主というのは、株主総会の議事進行を妨げたり、企業に対して自身の要求が受け入れられなければ議事進行を妨げると恫喝をしたりする株主のことです。昔は総会屋と言われていた時期もありました。

そういった株主が来て、株主総会の議事進行を妨げる行為をした時には株主総会を運営する議長の指示のもとに特殊株主には退場をしてもらうのですが、警察官にはその際に助けていただきます。

以前いた会社ではそういった警察官に手伝ってもらって問題のある株主を退場させたことはありませんでしたが、いつ何があるかわかりませんので、警察官には株主総会には参加をしてもらいます。ただ、気をつけておかないといけないことが一点。本来株主総会には株主しか参加することができません。議決権行使書を持っていない株主は株主総会の議場には入ることができませんので、その辺をきちんと理解をして対応をしたほうが良いかと思われます。

やるならば徹底的に本番に近いかたちを

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リハーサルについての話です。

リハーサルはどの会社も必ず行うと思いますが、できるだけ本番と同じ状態で行っていただくほうが良いと思います。

できることならば、時間や曜日まで合わしていただくほうが良いと思いますが、株主総会に出席する役員は多忙なために、時間の調整がなかなかつかないことから、株主総会のリハーサルは取締役会の終了後などにするケースが多いと思いますが、株主総会は午前中実施です。その辺の誤差も修正したいところですがなかなか難しいと思います。

なので、時間の再現ができない分、議事進行については極力当日と同じタイムテーブルで進行していきます。

この進行は、株主総会役員が株主総会がどういった流れなのかを思い出してもらうためにはとても大事なものとなります。一年に一回の株主総会、やはり終わってしまうとすぐに役員の記憶から消し去られてしますし、新任役員にとってはどんなものかわからないものに対して不安もあるでしょう。そういった事を解決させるのもリハーサルの目的です。

総務は株主総会の進行について把握することができますし、リハーサルに質疑応答の時間を入れておくことで、裏方で役員に質疑に対する回答を提示する役割の人間の練習にもなります。特殊株主対応をしておいても絶対に損はありません。

というように、リハーサルにはいろいろな役割の方々にとって有益以外のなにものでもありませんので、ぜひ行ってください。

当日は特殊株主をチェックする

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株主総会当日で会場運営かかりの最初の仕事というのは、会場受付前で特殊株主が来るかどうかについてのチェックを行うことが大事です。株主総会が始まるちょっと前の時点で、特殊株主がいるかどうかを役員に伝えるという仕事は、役員に安心感を与えることができます。

意外と役員は特殊株主という存在は知っていて(と言っても総会屋という名前で)そういった株主が自身が出席する株主総会で何かをすることをとても嫌がります。なので、総会の中に特殊株主がいるかいないかを伝えてあげるだけでも役員というのは落ち着きます。これは総務としての気遣いです。

そういった気遣い以外でも、特殊株主がもし株主総会に入ってきた際には中で待機をしている警察に連絡をして連携を再度確認することや、株式代行をしている会社との連携も大事になってきますので、そういった意味でも、会場で株主のチェックをするというのは大事です。

株主は年寄りが多いから医者も待機

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これは最近になっての風潮ですが、株主の高齢化というか株主総会に出席する株主の高齢化があるので、株主総会途中で体調を悪くするような株主が発生しないとも限りませんので、総会会場または別で簡易の医務室を作り、体調不良者のためにお医者様を待機させるということをしている会社もあります。

これも必須ではありませんが、トレンドとして最近の企業では多くなっているということですので、総務の判断で設置の可否は決めてもいいと思います。

株主総会はお祭りです

今回は、株主総会で総務の方々がどういったことをしているのかについて、当日の話を起点にした内容を書きました。もちろん当日までには招集通知の作成、株主通信の作成、決議通知の作成といったドキュメントの作成も大事です。

ただ、そうした文官的な仕事だけではなくて、荒事系の仕事もあります。いろいろな仕事が総務にあるんだということを是非ご理解いただければと思います。

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