仕事柄名刺が大量にたまる
僕の社会人の顔は総務的な仕事をしてますので、どうしても名刺がたまってきます。3年仕事をしていますが、名刺の数は現在500近くになり、もうバインダーの管理ではどうしようもなくなってきています。
できるだけ名刺の最新化をしようと、異動をされた業者の方については、名刺を捨てるなどして最新化を図っていますが、それでもどんどんと名刺が増えていく状況に若干辟易しています。
という事で名刺をデータ化する
紙の名刺の管理というのは煩雑かつ検索性に乏しいこともあり、以前から名刺のデータ化に取り組んでいますが、会社ですの例えばPFU社製のScanSnapなどを導入することは難しいので、現在僕が持っているiPhoneとアプリで何とかしようとしました。いろいろ紆余曲折はありましたが、今の運用方法が一番自分に合っていると思ったので、今回ご紹介しようと思います。
名刺をスキャンする
CamScanner+カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
まずは、名刺をスキャンします。この時僕はCamScannerというアプリを使用しています。名刺のサイズのスキャンが割りとしっかりしているので、少々適当に撮影をしても、綺麗に名刺サイズにスキャニングをしてくれるのがこのアプリです。
このアプリでスキャンをしてからEvernoteに取り込んでいます。最近Evernoteでも名刺のスキャニングが可能だという話を聞きますが、今はCamScannerで画像を取り込んでいます。
名刺データとしてはEvernoteで管理
Evernoteカテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
CamScannerでスキャニングをした名刺画像はEvernoteに転送をしています。そこで、姓の最初の文字をタグ付けしてます。ファイル名に［会社名］_［氏名］をつけて管理をするわけです。
こうしておけば検索の際に簡単に検索することができますし、名刺の管理も簡単に出来るわけです。大体一枚の名刺で1分程度の時間でデータ化することができますので、結構お手軽に名刺をデータ化することができますし後々も簡単に管理が出来るというわけです。
Evernoteでも名刺のスキャンとOCR化は可能だそうですが
僕の名刺のデータ化は便利ではあるのですが、まだまだ便利にすることは可能です。Evernoteのアプリひとつで撮影、スキャン、OCR、データ管理まで出来るみたいなのですが、今は控えています。調べた限りでは課金をしないとすべての機能を十分に使用できるわけではないみたいなので。
まあ今のやり方でも十分便利ですし、僕としては助かっているのでしばらくはこの方法で運用をしていこうと思っています。
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